Avec de plus en plus d’employés travaillant à domicile à temps plein ou partiel, il est encore plus difficile de créer un lieu de travail collaboratif.
Si c’est le cas dans ton entreprise, voici 7 façons de créer des équipes collaboratives faciles à mettre en œuvre.
1. Tirer parti des plateformes de communication pour collaborer
Les lieux de travail étant de plus en plus distribués, et les emplois à distance et le travail à domicile étant de plus en plus courants, l’amélioration de la communication doit inclure des outils conçus pour la collaboration en ligne. Il s’agit notamment d’applications de chat comme Slack, de réunions vidéo comme Zoom et d’outils de collaboration comme Google Docs. Comme beaucoup d’entreprises, on peut essayer d’utiliser toutes ces applications (et d’autres encore). Mais on peut aussi essayer une application intégrée de collaboration d’équipe comme Spike. Spike offre une plateforme unique, intégrée et conviviale de chat vidéo et par courriel, qui comprend également des fonctionnalités telles que la messagerie électronique, le calendrier, le chat de groupe, le chat vidéo, les documents collaboratifs, les tâches et les bons à tirer, et bien d’autres choses encore. Spike dispose de son propre client de messagerie rempli de fonctionnalités et permet également d’intégrer des clients de messagerie tels que Microsoft Outlook, Gmail, Yahoo, etc.
2. Favoriser les réunions d’équipe axées sur la collaboration et la communication
Les réunions d’équipe sont un espace crucial pour favoriser la conversation et la collaboration entre collègues, et il est nécessaire que vos réunions d’équipe soient un espace où tout le monde a la possibilité de collaborer. Veillez à ce que chacun ait la possibilité de s’exprimer. D’un point de vue pratique, il y a plusieurs choses que l’on peut faire en tant que responsable pour s’assurer que c’est le cas. Par exemple, poser des questions pertinentes aux employés qui ont tendance à se taire ; se concentrer sur des questions relatives à leurs compétences ou à leurs projets, ce qui leur permet de briller et de mettre en valeur leur expertise. Si certains employés ont tendance à être bavards, à parler fort ou à dominer la conversation, essayez de répondre à leurs commentaires par une question, puis “passez la balle” à un autre employé qui peut contribuer à la conversation d’une manière plus utile. Il est également possible de leur dire que leur point de vue est intéressant et qu’ils aimeraient recevoir un courriel leur permettant d’examiner les détails de plus près.
3. Connaître les points forts des membres de l’équipe – trop de contribution
Lorsqu’il s’agit d’encourager la participation de l’équipe à des réunions ou à des efforts de collaboration où chaque individu est en mesure de contribuer, il est essentiel de connaître l’ensemble des compétences individuelles de chaque membre de l’équipe. Lors de la constitution d’un groupe de travail pour un projet, il convient d’assigner aux personnes les tâches et les responsabilités qui leur permettront de mettre en valeur leurs points forts. Donnez à chacun la possibilité de donner le meilleur de lui-même. En leur permettant de mettre en valeur leurs points forts et d’être appréciés par l’ensemble de l’équipe, les employés seront plus motivés pour donner le meilleur d’eux-mêmes. Il convient également de connaître les faiblesses de chaque membre de l’équipe et d’éviter d’assigner des tâches ou de mettre l’accent sur les compétences manquantes, ce qui pourrait conduire un individu à se détacher de l’équipe.
4. Favoriser des relations professionnelles positives avec un élément personnel
Si le lieu de travail est un environnement professionnel, il doit aussi être un lieu où les employés se sentent à l’aise. Il s’agit d’un élément essentiel pour favoriser la collaboration sur le lieu de travail – les gens hésiteront à partager leurs idées, à réfléchir à des stratégies ou même à se parler utilement s’ils ne se sentent pas à l’aise les uns avec les autres. Même si les employés n’ont pas besoin d’être les meilleurs amis du monde, il est important de les aider à établir des relations positives où ils se connaissent et se respectent sur le plan humain. Par exemple, encourager les employés à décorer leur bureau avec des souvenirs personnels ou des photos de famille, afin de créer une atmosphère plus amicale et plus confortable. Montrer aux membres de l’équipe qu’il n’y a pas de mal à aimer son travail. Créer un environnement de travail où les membres du personnel sont encouragés à travailler ensemble. Pour favoriser les relations professionnelles étroites, la communication et la collaboration entre les employés, il est même possible d’organiser des exercices de renforcement de l’esprit d’équipe, des ateliers, des retraites ou simplement d’inviter l’équipe à prendre un verre ou à dîner après le travail.
5. Assurer une résolution efficace des conflits si la collaboration tourne à la mauvaise communication
L’un des aspects les plus importants de la création d’un lieu de travail collaboratif consiste à décourager et à résoudre efficacement les conflits, qui peuvent conduire à des ruptures de communication, à une atmosphère toxique et à un sentiment de découragement et de désengagement de la part des employés. La clé pour minimiser les conflits est d’avoir une politique qui décourage activement l’escalade et les réactions émotionnelles. En cas de conflit, il faut s’assurer qu’il existe une procédure pour le gérer. Si un employé se sent lésé par un autre, il doit savoir quelle est la prochaine étape à suivre – et cette étape est la suivante pas s’engager dans une discussion houleuse avec la personne contre laquelle ils sont en colère. Tout conflit qui survient doit être communiqué aux dirigeants, qui doivent être prêts à intervenir et à arbitrer le conflit de manière équitable, en prenant le temps d’écouter les préoccupations et le point de vue de toutes les parties concernées. S’il ne semble pas possible aux membres de l’équipe en conflit de régler leurs différends, il est possible de faire appel aux RH qui ont formé des professionnels à la résolution des conflits.
6. Montrer l’exemple
Pour toutes les stratégies que nous avons énumérées pour créer des équipes collaboratives, il est très important qu’en tant que leader, tu donnes l’exemple. Les habitudes des dirigeants influencent largement le comportement des employés sur le lieu de travail. Voici quelques moyens de montrer l’exemple pour créer un environnement de travail collaboratif. Veille à ne pas être le seul à bavarder lors des réunions. Crée un espace où chacun peut contribuer à la conversation. Faites une blague ou demandez aux gens comment s’est passée leur semaine, afin de créer un certain confort. Montrer l’exemple en commençant la journée par saluer les employés, ou simplement en souriant et en disant bonjour lorsque vous vous croisez dans les couloirs. Encourager l’utilisation d’un humour approprié au bureau en affichant des posters amusants ou (seulement occasionnellement) en faisant suivre un e-mail mignon sur les chats.
7. Soutenir la collaboration
Le dernier moyen, et le plus important, de développer la collaboration est de veiller à ce que les employés soutiennent, encouragent et récompensent leurs efforts une fois qu’ils ont commencé à collaborer. Ainsi, lorsqu’une conversation entre collègues se transforme en brainstorming ou en idée, il faut leur donner l’occasion et le soutien nécessaires pour développer leur collaboration. Les soutenir en leur fournissant les ressources, la formation et les conseils dont ils peuvent avoir besoin.
