Les entreprises sont enfin sur les rails après une longue période puisque les voyages d'affaires ont repris presque à plein régime depuis l'année dernière. Mais organiser des voyages d'affaires, c'est bien plus que réserver des hôtels chics et des billets de première classe.
Si tu es gestionnaire de voyages, tu dois être habile à gérer plusieurs budgets de voyage, à respecter les politiques de l'entreprise et à préparer des itinéraires. C'est pourquoi les entreprises doivent mettre en place un logiciel de gestion des voyages idéal pour gérer la charge de travail.
Ton conseiller en voyages d'affaires te suggérera des logiciels pour améliorer les performances professionnelles et économiser des dépenses. Nous décrivons ici comment les logiciels de gestion des voyages peuvent rationaliser et gérer les frais de voyage.
Que fait un logiciel de gestion des voyages et des dépenses ?
Grâce à une plateforme centralisée, les logiciels de gestion des voyages et des dépenses peuvent automatiser les rapports de dépenses, rationaliser les réservations et les calendriers de voyage, et gérer les budgets de voyage.
Les caractéristiques du logiciel de gestion des voyages pour le suivi et la gestion des dépenses de voyage.
Automatisation des dépenses pour le pré-voyage.
Les dépenses de voyage commenceront au moment où tu planifieras le voyage. Généralement, les entreprises offrent à leurs employés de l'argent à l'avance pour les réservations de voyage et d'hébergement. Souvent, c'est soit le responsable des voyages, soit l'employé qui s'occupe de l'organisation du voyage.
Dans une telle situation, l'approbateur, le gestionnaire de voyages et le voyageur d'affaires doivent disposer d'informations sur le prestataire de services privilégié, les budgets de voyage et les politiques de l'entreprise. En outre, toute la communication entre les départements concernés se fait pendant les heures de bureau.
Si tu disposes d'un logiciel de gestion des voyages, tes employés peuvent raccourcir le processus et soit faire la réservation directement, soit envoyer une demande au responsable des voyages. Ensuite, tu peux la transmettre au conseiller en voyages pour qu'il effectue la réservation.
Le logiciel de gestion des voyages fournira des détails sur les voyages en service complet à 100 %, autorisera les voyages et créera des budgets pour les coûts des voyages dans un seul rapport.
Rapport sur les frais de voyage d'affaires
La plupart des employés ont l'habitude de stocker et d'enregistrer toutes les factures relatives aux dépenses effectuées lors de leurs voyages d'affaires. Ils soumettront ces reçus à leur équipe comptable pour obtenir un remboursement après le voyage.
Franchement, les employés ont déjà beaucoup de choses à faire. Ils n'ont pas besoin des tâches fastidieuses qui consistent à conserver les reçus et à soumettre des rapports. De plus, c'est particulièrement difficile pour tes employés si les itinéraires de voyage changent soudainement.
Une solution simple est le logiciel de gestion des voyages, car tes employés peuvent facilement gérer l'ensemble de leur voyage en suivant les factures, en scannant les reçus et en stockant toutes les dépenses sans tracas. Tout cela est opportun et créé à un seul endroit, accessible aux gestionnaires et aux approbateurs au sein de l'organisation, à tout moment et en tout lieu.
Ton équipe peut soumettre des dépenses après un voyage d'affaires d'un simple clic. Ce système simplifié aide ton entreprise à réduire les dépenses, à gagner du temps et à utiliser des rapports sans stress.
Conformité à la politique
Les gens oublient des choses, même les anniversaires et les fêtes. Alors, pourquoi devrais-tu attendre de tes employés qu'ils se souviennent des politiques de ton entreprise ?
De nombreux voyageurs d'affaires peuvent négliger ou oublier leurs budgets de voyage et leurs limitations. De même, même les responsables des voyages peuvent parfois passer à côté d'une violation de la politique. Cela peut involontairement entraîner des risques budgétaires et des conséquences fiscales.
Avec un logiciel de gestion des voyages et des dépenses, l'entreprise peut accéder à l'automatisation. Elle peut détecter efficacement les fraudes et les violations de politiques que les humains pourraient manquer.
Supposons qu'un employé fournisse un justificatif de dépenses qui a été automatiquement signalé pour fraude. Par conséquent, le rapport sera transmis à un superviseur pour une double vérification. De cette façon, ton entreprise peut éviter les fausses soumissions.
Ton logiciel de gestion des voyages peut être configuré selon les directives de ton entreprise. Tu peux également vérifier chaque dépense de voyage d'affaires en suivant l'empreinte numérique de l'employé.
Remboursement des frais de voyage
Après un voyage d'affaires, l'employé soumet tous les reçus au service de la comptabilité. L'équipe des comptes est alors chargée de vérifier manuellement chaque facture et de s'assurer qu'il n'y a pas d'infraction à la politique. L'employé n'est remboursé qu'après des vérifications rigoureuses.
Parfois, en cas de non-respect de la politique, le rapport peut être renvoyé à l'employé pour qu'il le révise ou l'explique. L'équipe éliminera alors toute demande frauduleuse. Évidemment, ce retard dans le remboursement porte un coup à l'estime de soi des employés.
Avec un logiciel de gestion des voyages et des dépenses, tu peux signaler une dépense qui ne respecte pas les politiques dès sa création. Il n'y a pas de perte de temps puisque tout se passe immédiatement. Cela permet aux voyageurs d'avoir une conformité aux politiques en temps réel et de corriger les erreurs sans intervention directe de l'équipe des comptes. Dans l'ensemble, le processus aide beaucoup tes employés et rationalise les erreurs futures.
De plus, le logiciel de gestion des voyages et des dépenses permet de se conformer en temps réel aux politiques en matière de dépenses, d'effectuer des audits en temps réel, d'effectuer des recherches sur les voyages d'affaires et de rembourser les employés pour leurs frais de déplacement.
De plus, comme le logiciel est automatisé pour être une plateforme centralisée, il permet aux gestionnaires d'autorisations d'entreprendre de nombreuses transactions vers divers comptes bancaires à partir du tableau de bord.
Le logiciel possède des fonctions qui permettront aux approbateurs de l'entreprise et aux équipes chargées de la comptabilité de tout suivre à partir du tableau de bord, tout au long du processus de transaction. Grâce à ces informations, les équipes financières peuvent mieux comprendre les dépenses de l'entreprise dans leur ensemble.
Pourquoi ton entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel de gestion des voyages ?
Tous les voyages d'affaires ne sont pas forcément agréables. Tout d'abord, l'équipe doit commencer à travailler et à effectuer des recherches. Tous les choix de réservation de voyage disponibles doivent d'abord être localisés par les gestionnaires de voyage ou le personnel.
Si un employé choisit de réserver son voyage, il doit d'abord obtenir l'approbation. Pour avoir droit aux remboursements des frais des employés, ces derniers doivent conserver tous les reçus des dépenses engagées lors de ces visites. Les employés risquent de perdre de l'argent sur les frais de voyage s'ils égarent leurs factures ou s'ils ne les communiquent pas dans les délais.
avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des voyages et des dépenses.
- Tu peux obtenir une compatibilité transparente avec tous les programmes que tu utilises déjà.
- Il dispose d'un tableau de bord centralisé, d'un logiciel personnalisable et d'un espace de stockage pour les reçus de dépenses de l'entreprise.
- Tu peux facilement faire des réservations de voyage et d'hébergement pour tes projets de voyages d'affaires.
- Tu peux accéder à Google Maps pour obtenir des mesures de distance précises.
- Tu bénéficies d'un rapprochement et d'une intégration automatisés des cartes de crédit professionnelles.
- Il affiche tous les statuts de voyage et les frais sont visibles en temps réel.
- Il peut identifier les dépenses non conformes lors de la création.
- Tu peux obtenir des approbations et un suivi de la conformité pendant la planification.
- Il n'y a pas de perte de temps pour les remboursements des employés.
- Il offre des protections en matière de sécurité et de confidentialité qui respectent les normes de l'industrie.
Dernières réflexions
Le monde des affaires est en constante évolution, mais un thème s'est clairement dégagé : l'augmentation des voyages d'affaires. Un nombre croissant d'entreprises effectuent des déplacements longue distance et des voyages internationaux dans le cadre d'activités professionnelles.
Cela s'explique par de nombreuses raisons. Le premier voyage peut être pour rencontrer un client potentiel, et le second pour superviser la production dans une autre région.
Quelles que soient les motivations de tes voyages, tu devrais envisager de t'associer avec des sociétés et des logiciels de gestion des voyages réputés.
