La gestion des parties prenantes est un aspect essentiel de la GP qui a un impact important sur la réussite du projet. Qui sont exactement les intervenants ? Pourquoi dois-tu les gérer ? Et quelles sont les étapes qui te permettront d’assurer une interaction efficace avec eux et leur engagement ? Lis l’article pour trouver les réponses.
Qu’est-ce que la gestion des parties prenantes d’un projet, et pourquoi est-elle importante ?
Commençons par déterminer qui sont les investissements. Une partie prenante à un projet est une personne ou un groupe de personnes affectées par le résultat d’un projet ou susceptibles de l’affecter. Les parties prenantes peuvent être divisées en deux catégories : les parties prenantes internes et les parties prenantes externes. Voici leur brève description.
- Les parties prenantes internes comprennent les chefs de projet, les membres de l’équipe et les cadres. Ils peuvent avoir un impact significatif sur le résultat de car ils sont responsables de son succès et habilités à allouer des ressources, à prendre des décisions et à fixer des objectifs.
- Les parties prenantes externes sont celles qui sont affectées par les résultats du projet en dehors d’une organisation ; par exemple, les clients, les fournisseurs, les organismes de réglementation et les groupes communautaires. Elles peuvent fournir des ressources, une expertise et un soutien précieux aux projets.
Comme nous le voyons, les parties prenantes peuvent jouer différents rôles et avoir diverses responsabilités.
La gestion des parties prenantes consiste à identifier les parties prenantes, leurs attentes et leurs besoins, ainsi qu’à maintenir la communication et l’interaction avec elles au cours du processus de gestion du projet.
Les outils de gestion des ressources tels qu’Epicflow augmentent l’efficacité de l’interaction avec les parties prenantes. En plus d’aider à la gestion de tous les processus liés au projet et aux ressources, il fournit à chaque participant une source unique de vérité concernant l’avancement du projet et les performances des ressources.
Passons en revue les raisons de gérer les investissements.
Pourquoi la gestion des parties prenantes d’un projet est-elle importante ?
- Elle permet de réduire l’incertitude et les risques liés à la réalisation du projet.
- Il facilite l’engagement des parties prenantes ;
- Elle augmente la fécondité du travail de projet et contribue à de meilleurs résultats du projet.
- Elle permet de s’assurer que le produit livrable du projet répondra aux attentes des parties prenantes.
- Elle permet de clarifier les buts et les objectifs du projet et de s’assurer que tous les participants au projet sont sur la même longueur d’onde.
En résumé, la gestion des parties prenantes permet de s’assurer que les projets atteignent leurs objectifs, qu’ils sont livrés dans les délais et le budget impartis et qu’ils répondent aux besoins et aux attentes.
Les 5 étapes de la gestion des parties prenantes
Examinons maintenant ce que comprend exactement le processus de gestion des parties prenantes.
Étape 1. Identifier les parties prenantes du projet
Tu ne pourras pas gérer efficacement sans les connaître. Ainsi, l’identification des investissements est la première étape de la gestion des parties prenantes. Tu peux le faire en organisant des séances de remue-méninges avec l’équipe ou en analysant les documents du projet. Voici une suggestion de liste de personnes ou de groupes que tu devrais prendre en considération :
- Ceux qui investissent dans le projet,
- Ceux qui s’intéressent à son achèvement,
- Ceux qui peuvent bénéficier du projet,
- Ceux qui ont un pouvoir sur celui-ci,
- Ceux qui peuvent être intéressés par l’échec du projet.
Étape 2. Catégoriser les parties prenantes
Dès que tu as déterminé toutes les parties intéressées possibles, tu peux les analyser et les classer par catégories. Tu peux le faire à l’aide de la grille pouvoir-intérêt qui créera les catégories suivantes :
- Pouvoir et intérêt élevés : ceux qui requièrent le plus d’attention, par exemple les investisseurs, les dirigeants d’entreprise, etc ;
- High-power et low-interest : ceux qui ont un impact significatif sur les résultats du projet ;
- Parties prenantes à faible pouvoir et à intérêt élevé : celles qui sont intéressées par la réalisation du projet, mais qui n’ont pas d’impact sur celui-ci et n’y sont pas impliquées.
- Parties prenantes à faible pouvoir et à faible intérêt : cette catégorie désignera celles qui n’ont ni intérêt dans la réalisation du projet, ni aucun impact sur celui-ci.
Catégoriser les te permettra d’améliorer la communication et l’interaction avec ceux dont l’engagement sera essentiel à la réussite de ton projet.
Étape 3. Apprends à connaître tes parties prenantes
Après les avoir identifiées et catégorisées, il est temps d’en apprendre plus sur elles ; quelle est leur attitude à l’égard de ton projet et de l’organisation en général ? Ont-ils un impact positif ou négatif sur l’organisation ? À quoi s’intéressent-ils ? Quels sont les canaux de communication qu’ils préfèrent ? Cela deviendra la base pour construire des relations avec eux.
En option, tu peux effectuer l’analyse SWOT pour identifier leurs forces, leurs faiblesses, les opportunités et les menaces que tu peux attendre d’eux.
Étape 4. Communiquer et s’engager avec les parties prenantes
Pour garantir une interaction efficace avec les parties prenantes ainsi que leur engagement, tu dois utiliser les informations mentionnées ci-dessus pour créer et mettre en œuvre un plan de communication. Ce plan précisera la fréquence à laquelle tu vas communiquer, les canaux de communication que tu utiliseras, les autres personnes qui participeront à la communication, la façon dont tu seras tenu au courant des progrès réalisés, etc. Il est important de clarifier ces questions à l’avance ; par exemple, lorsque tu devras contacter les parties prenantes à fort pouvoir et à fort intérêt, tu sauras que tu dois utiliser des moyens de communication plus engageants, par exemple des réunions en tête-à-tête, des appels téléphoniques, etc.
Étape 5. Examine régulièrement ton interaction avec l’investissement.
Il est important de suivre les changements qui se produisent dans l’interaction avec les intervenants. N’ont-ils pas modifié leurs exigences ? Leur participation a-t-elle changé ? Y a-t-il des problèmes dans ton interaction avec eux ? Une telle analyse t’aidera non seulement à gérer leurs attentes et à assurer l’efficacité du travail sur le projet, mais aussi à évaluer l’efficacité de ton interaction avec eux.
Principaux enseignements
- La gestion des parties prenantes est un aspect important de la gestion de projet. Comprendre qui ils sont, leurs rôles et leurs responsabilités ainsi que leurs intérêts et leurs attentes peut aider les gestionnaires de projet à interagir efficacement avec eux et à accroître l’efficacité du travail sur le projet.
- Il peut y avoir deux types de parties prenantes. Les parties prenantes internes sont celles qui ont un impact direct sur les résultats et qui en sont responsables : par exemple, le GP, les membres de l’équipe, etc. Les parties prenantes externes ne participent pas directement à peuvent être affectées par ses résultats ; les fournisseurs, les clients, etc.
- Le processus de gestion des parties prenantes comprend les étapes suivantes :
- Identifier toutes les parties prenantes potentielles ;
- Les classer et les hiérarchiser en fonction de leur intérêt et de leur impact ;
- Recueillir les informations essentielles les concernant ;
- Communiquer et s’engager avec eux ;
- Examiner les résultats de ton interaction avec les parties prenantes.
